15 truques essenciais do Google Docs para aumentar sua produtividade (sem necessidade de plug-ins)

Google Docs se tornou a plataforma universal para colaboração em documentos. Recursos como Digitação por Voz, Chips Inteligentes e Histórico de Versões superam a maioria dos processadores de texto, mas muitos usuários nunca os exploraram. Neste guia, vou compartilhar mais de 25 dicas úteis para o Google Docs, ajudando você a otimizar seu fluxo de trabalho.

Este aplicativo faz parte da minha rotina há quase duas décadas. Recordo-me de seu lançamento em 2006 – eu ainda estava no ensino médio e desde então não parei de utilizá-lo. Poder acessar um processador de texto completo de qualquer computador ao redor do mundo era uma inovação na época e continua a ser extremamente útil hoje.

Embora a maioria das pessoas esteja familiarizada com os fundamentos da plataforma, aposto que poucos conhecem a maior parte de seus recursos. O Google Docs está repleto de ferramentas que até usuários experientes podem ignorar. Para facilitar, compilei mais de 25 dicas e truques do Google Docs para que você possa trabalhar de forma mais rápida, organizada e colaborar de forma eficaz.

Como há muitos recursos, dividi as dicas em seis categorias distintas:

Produtividade Básica

O Google Docs possui suas próprias combinações de teclas, assim como o Windows. Muitos atalhos conhecidos se aplicam (como Ctrl + C para copiar e Ctrl + V para colar), mas o Docs tem combinações exclusivas, como Ctrl + Alt + M para adicionar um comentário e Alt + Shift + I para abrir o menu Inserir. Aprender esses atalhos pode economizar muito do seu tempo. Para ver a lista completa de atalhos, pressione Ctrl + / no Windows ou Cmd + / no MacOS.

Se você tem dificuldade em transformar suas ideias em texto, a ferramenta de Digitação por Voz pode ajudar. Vá em Ferramentas > Digitação por voz para ativá-la. Um ícone de microfone surgirá no canto; basta clicar nele e começar a falar. Este recurso funciona melhor no Google Chrome; em outros navegadores, comandos de pontuação podem não ser reconhecidos corretamente.

Utilize a função Localizar e Substituir para corrigir erros de digitação e atualizar informações em massa. Use Ctrl + F para localizar palavras no Windows e Cmd + F no MacOS. Da mesma forma, Ctrl + H serve para substituir texto no Windows e Cmd + H no MacOS.

Para corrigir a capitalização, não é necessário reescrever o texto. Selecione o texto desejado e vá em Formato > Texto > Capitalização. Você pode alternar entre minúsculas, maiúsculas ou formato de título, que capitaliza a primeira letra de cada palavra.

As referências são ótimas ao escrever relatórios extensos, pois permitem navegar rapidamente entre pontos. Para adicionar uma referência, coloque o cursor no local desejado e acesse Inserir > Referência.

Use os atalhos de teclado para navegar: para avançar, pressione Ctrl + Alt + N + B no Windows ou Ctrl + Cmd + N + B no MacOS; para voltar, use Ctrl + Alt + P + B no Windows ou Ctrl + Cmd + P + B no MacOS.
Layout de Página

O Google Docs pode criar um índice e um esboço do documento para ajudar a organizar o texto, ambos dependem da aplicação de estilos de título. Para designar Títulos, destaque um trecho de texto e escolha um estilo de Título no menu suspenso, ao lado do nome da fonte.

Quando você aplica títulos, o Google Docs instantaneamente gera um painel de Esboço à esquerda. Para implementar um índice no início do documento, posicione o cursor no topo, vá em Inserir > Elementos da página > Índice. Escolha um estilo, e a plataforma gerará um índice clicável.

Os cabeçalhos e rodapés oferecem um espaço para adicionar números de página, títulos e informações do autor. Para inserir um, vá em Inserir > Elementos da página > Cabeçalhos ou Rodapés (escolha o que precisar no momento). O Google Docs oferece personalizações básicas, como permitir um cabeçalho diferente na primeira página.

Para adicionar imagens e desenhos, clique em Inserir > Imagem. Você pode fazer upload de imagens do Google Drive, Fotos, seu computador, Google Imagens ou até mesmo de uma câmera conectada. Para criar um gráfico simples, siga Inserir > Desenho, onde você pode criar formas básicas, caixas de texto e gráficos.

Os Chips Inteligentes melhoram seu documento ao adicionar elementos interativos. Basta digitar ‘@’ e o menu de Chips Inteligentes aparecerá. Usos comuns incluem a incorporação de eventos do Google Agenda, anotações de reunião, rastreadores de projetos e mais.
Colaboração

Você pode enviar arquivos diretamente do Google Docs sem sair da plataforma. Para enviar um documento, vá em Arquivo > E-mail > Enviar este arquivo e insira o endereço do destinatário. Se a pessoa já tiver acesso ao documento ou fizer parte da sua equipe, escolha a opção Enviar convite aos colaboradores.

Para compartilhar um documento, clique no botão Compartilhar no canto superior direito. Você pode gerar um link compartilhável ou adicionar pessoas por email, além de definir se os destinatários poderão visualizar, comentar ou editar o documento.

É possível editar uma página do Google Docs offline, mas para isso é necessário seguir alguns passos. Acesse a página inicial do Google Docs e clique no ícone de menu (três linhas horizontais). Vá em Configurações > Ativar Offline > OK. Agora, acesse o documento que deseja trabalhar offline e selecione Arquivo > Disponibilizar offline.

O Google Docs salva automaticamente cada alteração que você faz, o que significa que nenhum trabalho é realmente perdido — exceto se você deletar manualmente. Para visualizar versões anteriores, vá em Arquivo > Histórico de versões > Ver histórico de versões. Uma linha do tempo de edições aparecerá à direita; selecione uma versão e clique em Restaurar esta versão.

O Google Docs permite comparar dois documentos, destacando as diferenças entre eles. Para comparar dois arquivos, vá em Ferramentas > Comparar documentos > Meu Drive e selecione o segundo arquivo. As diferenças serão destacadas em vermelho.
Redação e Edição

O Google Docs contém um dicionário integrado que você pode personalizar com novos termos ou grafias específicas da sua área. Para adicionar palavras personalizadas, acesse Ferramentas > Ortografia e gramática > Dicionário pessoal > Insira a palavra > Adicionar > OK.

A plataforma oferece um gerenciador de citações robusto, que evita a necessidade de formatar manualmente fontes ao final de um trabalho. Para abri-lo, vá em Ferramentas > Citações. Estilos suportados incluem MLA, APA e Chicago. Após selecionar o estilo, preencha os campos necessários e clique em Inserir Obras Citadas.

As substituições economizam tempo, substituindo texto abreviado por frases ou símbolos completos. Para ver a lista completa, acesse Ferramentas > Preferências > Substituições. Você também pode adicionar suas próprias.

O Google Docs é capaz de converter PDFs em arquivos editáveis. Para isso, basta fazer upload do PDF para o Google Drive, clicar com o botão direito sobre o arquivo, selecionar Abrir com > Google Docs.

Se precisar traduzir um documento para outro idioma, vá em Ferramentas > Traduzir documento, escolha o idioma desejado e a plataforma criará uma cópia traduzida. É recomendável revisar o texto para conferir a precisão e o tom.
Complementos

Não são obrigatórios, mas você pode aprimorar o Google Docs com extensões de terceiros, disponíveis no Google Workspace Marketplace. Essas ferramentas adicionam funcionalidades extras, desde assistentes de gramática até geradores de imagens. Para navegar pelo marketplace, vá em Extensões > Complementos > Obter complementos.

Você pode apresentar seu documento diretamente no Google Meet sem mudar de aba. Para iniciar a apresentação, clique no ícone da câmera no canto superior direito e inicie uma nova reunião. Uma janela aparecerá com o link para compartilhar.
Soluções de Problemas

Se o Google Docs estiver lento ou as páginas não carregarem, recomenda-se limpar o cache do navegador. Um atalho rápido para abrir o menu de exclusão é Ctrl + Shift + Delete no Windows e Cmd + Shift + Delete no MacOS. Para o Safari, use Cmd + Option + E.

É importante atualizar seu navegador, pois o Google Docs opera melhor em versões que estão atualizadas, garantindo compatibilidade e corrige problemas de desempenho. Em três dos navegadores mais populares, siga este procedimento:
- Chrome: Acesse o menu (três pontos verticais) > Ajuda > Sobre o Google Chrome > permita que a atualização termine e relance o navegador.
- Microsoft Edge: Vá no menu (três pontos horizontais) > Ajuda e feedback > Sobre o Microsoft Edge > finalize a atualização e reinicie.
- Safari: Clique no menu Apple no canto superior esquerdo > Configurações do sistema > Geral > Atualização de software > Atualizar agora.

Uso o Google Docs diariamente. Cada rascunho que escrevi nos últimos cinco anos foi inicialmente criado nesta plataforma. Utilizo-a para elaborar guias, editar e anotar ideias rápidas. Ao longo do tempo, descobri diversos atalhos e ferramentas pouco conhecidas que tornam o uso do Docs mais fluído.

Espero que você aproveite essas dicas do Google Docs tanto quanto eu aproveitei ao longo dos anos. Lembre-se, essas recomendações não são regras rígidas, mas sim sugestões para ajudar você a trabalhar de forma mais eficiente.

Fonte: https://www.zdnet.com/article/25-google-docs-tips-and-tricks-to-streamline-your-workflow/