Dificuldade em desconectar? Microsoft apresenta a dura realidade do trabalho atual e 3 formas de como a IA pode ajudar.

Como frequentemente você se pega trabalhando cedo pela manhã, tarde da noite, ou mesmo nos finais de semana? Seja respondendo emails, analisando relatórios ou participando de reuniões, parece que a jornada de trabalho nunca tem fim. Isso é especialmente verdade nesta era de profissionais que trabalham de forma remota ou híbrida. Bem, ao menos uma grande empresa de tecnologia parece compreender a sua dor.

Em um novo relatório especial intitulado “Desconstruindo a jornada de trabalho infinita”, a Microsoft revela como e por que esse ciclo interminável de trabalho afeta muitos profissionais. Lançado na terça-feira, este relatório especial é uma sequência do recente “Relatório Anual de Tendências do Trabalho 2025” da empresa. Neste último, a Microsoft abordou o conceito de uma “Empresa Fronteiriça” na qual o trabalho é gerido por equipes híbridas compostas por agentes de IA e humanos.

Além disso, a Microsoft analisou como e quando as pessoas utilizam diferentes produtos do Microsoft 365, como Outlook, Teams e Office, com o objetivo de mapear o tempo e a duração de um dia de trabalho típico. Através de uma análise anonimizada, a empresa identificou um obstáculo à produtividade na forma de uma jornada de trabalho aparentemente sem fim. Veja como isso se manifesta para muitos profissionais.

### A jornada de trabalho sem fim

O dia de trabalho geralmente começa às 6h, com 40% das pessoas revisando e-mails para priorizar as tarefas do dia. O trabalhador médio recebe cerca de 117 e-mails por dia, a maioria deles lida em menos de 60 segundos. (Lembre-se disso na próxima vez em que enviar um e-mail para alguém.) Embora os e-mails diretos tenham diminuído 5% no último ano, os e-mails em massa, que atingem 20 ou mais destinatários, aumentaram em 7%.

Por volta das 8h, o Microsoft Teams se torna o principal meio de comunicação, substituindo os e-mails. Em média, um trabalhador recebe aproximadamente 154 mensagens no Teams diariamente, refletindo um aumento médio de 6% globalmente em comparação ao ano anterior. No entanto, em regiões como Europa Central e Oriental, Oriente Médio e África, esse aumento chega a 20%. No Reino Unido e na Coreia do Sul, a alta no número de mensagens é de 15%.

Após lidar com os e-mails e mensagens iniciais, é hora de se concentrar em um trabalho mais profundo. Ah, não tão rápido. Aqui vêm as reuniões.

De acordo com a análise da Microsoft, metade de todas as reuniões ocorre entre 9h e 11h e 13h e 15h. Esses horários podem parecer razoáveis, mas pesquisas passadas indicaram que sua produtividade atinge picos exatamente nesse período. Em vez de gastar esse tempo em reuniões, você deveria estar em sua mesa concentrado em tarefas que demandam mais foco.

Além disso, as reuniões se tornaram mais cansativas. Aproximadamente 57% delas são agendadas de forma espontânea, sem um convite no calendário, segundo o relatório. Mesmo algumas reuniões programadas são marcadas em cima da hora. Reuniões grandes, com 65 ou mais participantes, são o tipo que mais cresce. Quase um terço dessas reuniões envolve pessoas de vários fusos horários.

Após um intervalo para o almoço, muitos colaboradores recorrem a aplicativos de produtividade, como Word, Excel e PowerPoint. É neste momento que eles finalmente se concentram em tarefas como escrita, análise de dados e preparação de apresentações. Contudo, o tempo aqui também é fragmentado, diz a Microsoft. Em média, um trabalhador é interrompido a cada dois minutos por um e-mail, notificação ou reunião ad hoc.

### E, então, chega às 17h. Hora de sair, certo?

Errado. Os dados mostram que a jornada de trabalho continua. Por exemplo, reuniões que se estendem após as 20h aumentaram 16% no último ano, devido majoritariamente a equipes globais e flexíveis tentando acomodar pessoas ao redor do mundo. Além disso, o funcionário médio recebe mais de 50 mensagens após o horário comercial. Até as 22h, 29% dos trabalhadores voltam a conferir seus e-mails.

Ah, mas agora é fim de semana. Hora de relaxar e não pensar no trabalho. Pense novamente. Quase 20% dos funcionários checam seus e-mails antes do meio-dia nos sábados e domingos. Cerca de 5% voltam a verificar seus e-mails aos domingos à noite após as 18h, enquanto se preparam para mais uma semana de rotinas semelhantes.

Mesmo em uma sociedade e cultura workaholic, a jornada de trabalho infinita é insana. Ela não apenas consome tempo que poderia ser utilizado de forma mais produtiva, mas também deixa os trabalhadores exaustos e queimados. E isso prejudica não apenas os colaboradores, mas também seus empregadores.

### Qual é a solução?

Para isso, a Microsoft sugere que confiemos mais na IA, especialmente em agentes de IA. Embora eu acredite que já depositamos esperanças demais na IA, vale a pena revisar o que a empresa tem a dizer.

### Siga a regra 80/20

Atividade não é sinônimo de progresso. De que adianta trabalhar se for apenas uma ocupação sem abordar as tarefas ou metas corretas? Aqui, a Microsoft aconselha a adoção do Princípio de Pareto, que postula que 20% do trabalho deve gerar 80% dos resultados.

E como isso envolve a IA? Utilize agentes de IA para tarefas de baixo valor, como reuniões de status, relatórios rotineiros e burocracias administrativas. Isso libera os colaboradores para que se concentrem em tarefas mais profundas que exigem o toque humano.

### Redesenhe o gráfico de trabalho

Em vez de usar um organograma para definir papéis e responsabilidades, utilize um gráfico de trabalho. Um gráfico de trabalho é orientado mais pelo resultado, com equipes organizadas em torno de um objetivo específico. Aqui, você pode usar IA para preencher algumas lacunas, novamente liberando os colaboradores para trabalharem em tarefas mais aprofundadas.

A Microsoft citou um lançamento típico de produto como exemplo. Neste caso, o conteúdo fica a cargo do marketing, os dados com a análise, o orçamento com as finanças e a comunicação com a equipe de comunicação. Isso significa que uma mudança básica, como aumentar o preço, pode levar dias e várias reuniões para que todas as partes necessárias concordem.

A Microsoft também destacou a Supergood, uma agência centrada em IA anteriormente chamada Supernatural. Na Supergood, os colaboradores utilizam IA para incorporar os dados necessários em todos os serviços oferecidos, desde pesquisa de consumidores até estratégia de marca e ideias criativas.

Reconhecendo que a IA pode gerar ansiedade entre pessoas que temem ser substituídas por máquinas, o cofundador da Supernatural, Mike Barrett, afirmou: “A IA não vai tomar seu emprego da mesma forma que serras circulares não tomaram os empregos dos carpinteiros. A ideia de que você vai ligar algumas ferramentas elétricas, deixá-las sozinhas em uma sala e voltar para ver móveis prontos é ridícula.” Barrett sugere que os trabalhadores vejam a IA como “uma ferramenta poderosa para pessoas criativas.”

### Use agentes de IA com sabedoria

Por fim, a Microsoft destacou uma nova classe de profissionais conhecidos como “chefes agentes”. Eles administram a jornada de trabalho infinita não apenas trabalhando mais horas, mas de forma mais inteligente. Um exemplo citado no relatório é Alex Farach, um pesquisador da Microsoft. Em vez de se afogar em trabalho manual, Farach utiliza um trio de agentes de IA como assistentes. Um coleta pesquisas diárias. O segundo realiza análises estatísticas. E o terceiro elabora resumos para conectar todos os dados.

É claro que ainda existe o desafio de aprender a usar a IA de forma eficiente. E isso pode exigir tempo e paciência. “A IA oferece uma saída do caos, especialmente se combinada com um ritmo de trabalho reimaginado”, diz a Microsoft em seu relatório. “Caso contrário, corremos o risco de usar a IA para acelerar um sistema quebrado.”

Referência: https://zdnet.com/article/microsoft-explains-the-infinite-workday-and-how-to-fix-it/