Como a IA pode nos libertar das jornadas de trabalho ‘infinitas’

Andriy Onufriyenko/Getty

Com que frequência você se pega trabalhando cedo pela manhã, tarde da noite ou até mesmo nos finais de semana? Seja sendo uma resposta a e-mails, verificando relatórios ou participando de reuniões, a jornada de trabalho muitas vezes parece não ter fim. Isso é especialmente verdadeiro na era dos trabalhadores remotos e híbridos. Para pelo menos uma grande empresa de tecnologia, essa situação é reconhecida e, em um novo relatório especial intitulado "Desmistificando a jornada de trabalho infinita", a Microsoft discute como e por que isso aflige muitos profissionais. Lançado na terça-feira, este relatório é um complemento ao recente "Relatório Anual de Tendências de Trabalho 2025" da empresa, que explorou a ideia de uma Firma na Fronteira, onde equipes híbridas de agentes de IA e humanos gerenciam o trabalho.

Além disso, houve uma análise sobre como e quando as pessoas utilizam diferentes produtos do Microsoft 365, como Outlook, Teams e Office. O objetivo era mapear o tempo e a duração de uma jornada de trabalho típica. Na sua análise anonimizada, a Microsoft identificou um obstáculo à produtividade na forma de uma jornada de trabalho aparentemente infinita. Veja como isso se desdobra para muitos profissionais.

A jornada de trabalho sem fim

O dia de trabalho geralmente começa às 6 da manhã, com 40% das pessoas revisando e-mails para priorizar tarefas do dia. O trabalhador médio recebe cerca de 117 e-mails diariamente, a maioria lida em menos de 60 segundos. (Tenha isso em mente na próxima vez que enviar um e-mail para alguém.) Apesar de os e-mails um a um terem diminuído 5% no último ano, os e-mails em massa, com 20 ou mais destinatários, aumentaram 7%.

Às 8 da manhã, o Teams da Microsoft começa a dominar a comunicação, substituindo os e-mails. Aqui, a média de mensagens recebidas por trabalhador é de cerca de 154 por dia, representando um ganho global de 6% em relação ao ano anterior. Entretanto, em regiões como a Europa Central e Oriental, o Oriente Médio e a África, o aumento chega a 20%. No Reino Unido e na Coreia do Sul, a subida é de 15%.

Após lidar com todos os e-mails e mensagens iniciais, é hora de focar no trabalho. Ah, não tão rápido. A seguir, vêm as reuniões.

De acordo com a análise da Microsoft, metade das reuniões ocorre entre 9h e 11h e 13h e 15h. Esses horários podem parecer razoáveis. No entanto, pesquisas anteriores indicaram que a produtividade atinge seu pico exatamente nessas horas. Em vez de passar esse tempo em reuniões, você deveria estar em sua mesa concentrado em trabalhos mais exigentes que requerem concentração.

Além disso, as reuniões tornaram-se mais cansativas. Cerca de 57% delas são agendadas de forma abrupta, sem um convite no calendário, conforme o relatório. Algumas reuniões agendadas também são marcadas em cima da hora. Reuniões grandes, com 65 ou mais participantes, são as que mais crescem. Quase um terço dessas reuniões envolve pessoas de diferentes fusos horários.

Após a pausa para o almoço, muitos funcionários recorrem a aplicativos de produtividade como Word, Excel e PowerPoint. É o momento em que conseguem se concentrar em trabalhos como redação, análise de dados e preparação de apresentações. Porém, mesmo aqui, o tempo é fragmentado, segundo a Microsoft. Em média, um trabalhador é interrompido a cada dois minutos por e-mails, notificações ou reuniões ad hoc.

Certo, agora é 17h. Hora de encerrar, certo? Errado. Os dados mostram que a jornada de trabalho continua. Por exemplo, as reuniões que ocorrem após às 20h aumentaram em 16% no último ano, em grande parte devido a equipes globais e flexíveis tentando acomodar pessoas ao redor do mundo. Além disso, o trabalhador médio recebe mais de 50 mensagens após o expediente. Até as 22h, 29% dos funcionários retornam às suas caixas de entrada para checar os últimos e-mails.

Ah, mas agora é fim de semana. Hora de relaxar e não pensar em trabalho. Pense novamente. Quase 20% dos funcionários verificam seus e-mails antes do meio-dia em sábados e domingos, e cerca de 5% retornam a eles nas noites de domingo após às 18h enquanto se preparam para mais uma semana com a mesma rotina.

A resposta para a jornada sem fim?

Em uma sociedade que muitas vezes glorifica o excesso de trabalho, a jornada de trabalho infinita é insana. Não apenas consome o tempo que poderia ser usado de maneira mais produtiva, mas também deixa os trabalhadores exaustos e desgastados. Isso afeta não só a si mesmos, mas também suas empresas. Qual é a solução? Para isso, a Microsoft sugere uma maior dependência da IA, especificamente de agentes de IA. Embora eu ache que estamos depositando esperanças demais na IA, é interessante revisar o que a empresa tem a dizer.

Aplique a regra 80/20

Atividade não é sinônimo de progresso. De que adianta o trabalho se ele é apenas uma ocupação sem lidar com as tarefas ou metas corretas? Aqui, a Microsoft recomenda a adoção do Princípio de Pareto, que postula que 20% do trabalho deve gerar 80% dos resultados.

E como isso envolve IA? Utilize agentes de IA para lidar com tarefas de baixo valor, como reuniões de status, relatórios rotineiros e processos administrativos. Isso libera os funcionários para se concentrarem em tarefas mais profundas que exigem a interação humana. Para isso, a Microsoft sugeriu assistir à palestra de liderança na Conferência da Comunidade Microsoft 365 sobre a Construção da Firma do Futuro.

Redesenhe o gráfico de trabalho

Em vez de utilizar um organograma para delinear funções e responsabilidades, adote um gráfico de trabalho. Um gráfico de trabalho é guiado mais por resultados, no qual as equipes são organizadas em torno de um objetivo específico. Aqui, você pode usar a IA para preencher algumas lacunas, novamente liberando os funcionários para trabalharem em projetos mais aprofundados.

A Microsoft menciona um lançamento típico de produto como exemplo. Nesse caso, o conteúdo fica a cargo do marketing, os dados com a análise, o orçamento com as finanças e a comunicação com o setor de comunicação. Isso significa que uma mudança simples, como um aumento de preço, pode levar dias e várias reuniões para que todas as partes interessadas estejam a bordo.

Por fim, a Microsoft destacou a Supergood, uma agência focada em IA anteriormente chamada Supernatural. Na Supergood, os funcionários utilizam IA para incorporar os dados certos em todos os serviços oferecidos, desde pesquisa de consumidores até estratégia de marca e ideias criativas.

Reconhecendo que a IA pode gerar ansiedade entre as pessoas que temem ser substituídas por máquinas, o cofundador da Supernatural, Mike Barrett, afirmou: "A IA não está vindo para o seu emprego da mesma forma que serras circulares não vieram para os empregos dos carpinteiros. A ideia de que você vai ligar algumas ferramentas elétricas, deixá-las sozinhas em uma sala e voltar para mobília pronta é absurda." Em vez disso, Barrett sugere que os trabalhadores considerem a IA como "uma ferramenta poderosa para pessoas criativas".

Use os agentes de IA com sabedoria

Finalmente, a Microsoft mencionou um novo tipo de profissionais conhecidos como chefes agentes. Eles lidam com a jornada de trabalho infinita não trabalhando mais horas, mas agindo de maneira mais inteligente. Um exemplo citado no relatório é Alex Farach, um pesquisador da Microsoft. Em vez de ficar sobrecarregado com trabalho manual, Farach utiliza três agentes de IA para atuar como assistentes. Um coleta pesquisas diárias, o segundo realiza análises estatísticas e o terceiro redige resumos para consolidar todos os dados.

Claro, ainda existe o desafio de aprender a usar a IA de forma sábia. Isso pode levar tempo e paciência. "A IA oferece uma saída do atoleiro, especialmente se combinada com um ritmo de trabalho reimaginado", disse a Microsoft em seu relatório. "Caso contrário, corremos o risco de usar a IA para acelerar um sistema quebrado."

Referência: Microsoft